Pengelolaan Persekutuan Mahasiswa Kristen

I. Pendahuluan
  Dua hal ekstrim dalam pengelolaan persekutuan kampus perlu dihindari:
  Pertama, persekutuan yang sangat bergantung pada ketrampilan mengelola.
Ini terjadi karen persekutuan begitu percaya pada kemampuan manajeman atau sistem yang ada, sedikit demi sedikit persekutuan beralih dari bergantung pada Tuhan menjadi bergantung pada kemempuan diri. Persekutuan demikian ditandai dengan begitu rapih daan teraturnya acara berlangsung, tetapi di sisi yang lain disana sini mahasiswa maupun pengurus mengalami kekeringan. Kegiatan-kegiatan persekutuan berjalan hanya sebagai kewajiban saja.
Kedua, persekutan yang sangat “mengandalkan Roh Kudus”, sehingga mereka merasa tidak perlu lagi berpikir, mengelola dan mengembangkaan persekutuan.
Persekutuan berjalan sesuai dengan “pimpinan Roh”. Persekutuan demikian mengabaikan kemampuan berpikir yang telah Tuhan anugerahkan kepada mereka, sehingga persekutuanpun tidak berjalan dan berkembang dengan baik.
Menu Lain
• Filosofi Pelayanan Mahasiswa
• Peran dan Fungsi Persekutuan Mahasiswa Kristen (KOTA)
• Merintis, Memelihara dan Mengembangkan Pelayanan Mahasiswa
• Pengelolaan Persekutuan Mahasiswa Kristen
• Kurikulum Pelayanan Mahasiswa Kristen
• Profil Alumni (Sebagai Terang dan Garam Dunia)
• Kurikulum Pemuridan (Discipleship) Mahasiswa
• Penjabaran Visi Perkantas Secara Praktis ke Dalam Sasaran Pelayanan
   
  Untuk tidak jatuh pada dua ekstrim tersebut, persekutuan perlu menggunakan secara maksimal seluruh karunia/kemampuan yang Tuhan berikan (kemampuan berpikir,dll), dengan penuh bergantung pada Tuhan dan mengelola dengan bertangungjawab. Bergantung pada Tuahn, karena memang Tuhanlah yang memiliki persekutuan. Tanpa Tuhan segala usaha kiat akan sia-sia. Seperti yang dikatakan dalam Mazmur 127:1 “Jikalau bukan Tuhan yang membangun rumah sia-sialah usaha orang yang membangunnya”. Dan mengelola seperti Allah yang dengan teratur bumi ini (Kejadian 1)
   
  Pengelolaan PMK hampir sama dengan manajemen organisasi secara umum, yaitu :
1. Sama melakukan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian.
2. Sama dituntut keahlian (profesionalisme) dalam melaksanakan manajemen (pengelolaan).
   
II. Perbedaan Pengelolaan PMK dan Manajemen Umum
1. Tujuan
 
Manajeman Persekutuan
a. Mengejar nilai kekal dan jangka panjang
b. Berorientasi untuk kemuliaan Tuhan
Manajemen organisasi secara umum
a. Secara umum mengejar nilai yang sifatnya sementara (profit)
b. Secara umum berorientasi untuk keuntungan organisasi
2. Kriteria Pengurus
 
Manajeman Persekutuan
a. Percaya diri dengan dasar penyerahan pada Tuhan
b. Melayani
c. Kesetiaan pada Allah
Manajemen organisasi secara umum
a. Percaya diri karen kemampuan yang mereka miliki
b. Dilayani
c. Setia pada organisasi
   
III. Definisi Manajemen
  Harold Koontz & Cyril O’Donnel, Principles of Managemant An Analysis of Management Functions) mengatikan “Manajemen” sebagai: Usaha mencapai suatu tujuan tertentu melaui kegiatn orang lain. Dengan demikian manajer mengadakan koordinasi atas sejumlah aktifitas orang lain yang meliputi perencaan, pengorganisasian, penempatan, penggerakkan dan pengendalian. Sedangkan menurut G.R. Terry, (Principles of Management) Managemen adalah: Suatu proses khas yang terdiri dari tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Dan
  Managemen adalah : Seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain atau seni dalam tercapainya semua pekerjaan melaui orang lain. Demikian definisi yang diberikan oleh Mary Parker Follet, yang dikutip oleh James A.F. Stoner & R. Edward Freeman, Managemant
   
  Kesimpulan :
  Manajemen adalah Ilmu dan seni mengatur sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya untuk mencapaii suatu tujuan secara bersama-sama.
Menurut Alkitab managemen dari segi esensinya adalah pembentukan karakter manusia, baru kemudian pengelolaan secara struktural
   
IV. Mengapa persekutuan perlu dikelola ?
1. Agar teratur, sopan dan baik, karena:
• Allah kita bekerja dengan teratur dan terencana ( Kejadian 1 )
• Untuk kesaksian yang baik ( I Korintus 11 : 17 )
• Akan teratur dan sopan ( I Korintus 14 : 40 )
2. Agar efektif: hasil lebih maksimal
3. Agar efisien: dana, tenaga, dan waktu
4. Agar karunia berkembang
5. Agar tujuan pelayanan tercapai: Firman Allah makin tersebar, jumlah murid bertambah dan berkualitas
6. Agar kendala-kendala yang ada akan lebih mudah/cepat teratasi melalui pelayanan bersama dengan cara yang terencana dan efektif
7. Agar dapat melaksanakan sesuatu yang lebih besar (progresif) bagi Allah
V. Bagaimana mengelola persekutuan?
Pengelolaan yang baik harus terdiri dari bebrapa tahp yang sifatnya saling berkaitan. Tahap-tahap tersebut digambarkan sebagai suatu lingkaran yang porsesnya berlangsung terus menerus, seperti dilukiskan di bawah ini.
 
A. PERENCANAAN
Perencanaan ialah tahap awal dari suatu kegiatan dimana di dalamnya terdapat proses melihat fakta-fakta dan memberikan asumsi tentang masa yang akan datang dan berdasarkan itu merumuskan tujuan/sasaran, kebijaksaan, prosedur, program, anggaran, dll.
  Langkah Perencanaan PMK
 
 
B. Pengorganisasian
Pengorganisasian ialah tahapan cara mengatur kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan dalam struktur kegiatan dan orang-orang yang terlibat di dalamnya.
Faktor Penentu Struktur Organisasi :
a. Beban tugas yang diemban
b. Tingkat kematangan para tenaga pelaksana.
c. Sifat kegiatan yang perlu dilaksanaka, apakah bersifat rutin atau menuntut daya inovatif dan kreatif yang tinggi.
d. Kebijaksanaan pimpinan organisasi tentang pola pengambilan keputusan, apakah sentralistik atau desentralistik.
  Proses Pengorganisasian Persekutuan/Pelayanan
 
  Keterangan:
1. Perincian Tugas Pelayanan :
Perincian merupakan tahap menginventarisasi tugas pelayanan/persekutuan secara keseluruhan.
Contoh:
• Menyusun acara lokakarya
• Menyusun acara persekutuan besar
• Mempersiapkan minum dan snack
• Menghubungi pembicara, MC, gitaris
• Mengurus keuangan
• Mempersiapkan rapat, membuat notulen rapat
• Dsb
2. Pembagian tugas:
Persekutuan biasanya dimulai dari sekelompok mahasiswa, tetapi jika suatu saat persekutuan itu berkembang, maka diperlukan orang-orang tertentu untuk menangani tugas-tugas khusus atau lebih mengarah pada spesialisasi.
Manfaat spesialisasi:
a. Bisa mendapatkan hasil yang lebih baik karena:
• Tidak seorangpun mampu melaksanakan setiap aktivitas dengan baik. Ada orang yang baik dalam tugas tertentu, tetapi kurang baik dalam tugas yang lain
• Tidak seorangpun punya semua ketrampilan.karunia ( I Kor 12:28 )
b. Dengan pembagian tugas orang dikhususkan untuk mengembangkan kemampuan/kapasitas dalam melaksanakan tugas secara khusus (spesifik)
3. Pembentukan komisi/sie:
Disamping itu jika melakukan inventarisasi, kita akan menjumpai banyak tugas yang berkaitan satu dengan yang lainnya. Oleh karenanya dibutuhkan pengelompokan tugas-tugas yang berkaitan satu dengan yang lainnya. Karena itu perlu dibentuk komisi/sie, dengan maksud untuk memudahkan pengorganisasian dan pengawasan.
Contoh: pembuatan poster acara persekutuan, penyusunan acar persekutuan, menghubungi pembicara,MC/gitaris, mempersiapkan minum dan snack, kesemuanya itu dapat disatukan dalam sie acara.
Dalam bagan organisasi kita dapat melihat 4 aspek:
1. keseluruhan tugas pelayanan secara garis besar ( pandangan menyeluruh )
2. soal wewenang dan tanggung jawab
3. adanya garis komando yang bertujuan untuk menjaga ketertiban dan keteraturan
4. soal hubungan bagian yang satu dengan yang lain
4. Koordinasi:
Tujuan koordinasi adalah:
1. agar setiap orang, komisi/sie dapat bekerja sama atau saling menunjang dalam mencapai tujuan pelayanan
2. tanpa koordinasi pengurus, komisi/sie akan kehilangan pandangan tentang peranan mereka dalam persekutuan. Jika demikian maka mereka mungkin mulai mengejar kepentingan mereka sendiri yang tidak jarang mengorbankan persekutuan secara keseluruhan.
Permasalahan dalam koordinasi :
Makin tajam perbedaan spesialisais maka makin sukar bagi kita untuk mengkoordinir aktivatas-aktivitas komisi tersebut, karena orang dalam komisi/sie tresebut cenderung mengembangkan pengertian sendiri tenteng tujuan persekutuan dan cara mencapai tujuan itu.
Contoh: Sie buletin menjadi yang terutam. Perhatian tertuju pada buletin. Akibatnya komisi/sie lain terabaikan.

Beberapa perbedaan yang bisa memperumit tahap pengkoordinasian persekutuan :
1. Perbedaan pandangan tentang cara yang terbaik untuk meningkatkan persekutuan.
2. Perbedaan tentang waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan tertentu.
3. Perbedaan pribadi: beda temperamen, kebudayaan, pemahaman, dll.

Hal-hal yang menunjang koordinasi yang baik:
1. Adanya struktur yang tepat dan orang-orang yang tepat
2. Adanya peraturan dan prosedur untuk hal-hal yang rutin terjadi dan sudah jelas bagaimana seharusnya
3. Adanya perencanaan dan penyusunan tujuan secara bersama untuk menggerakkan seluruh komisi ke arah sasaran
4. Adanya komunikasi dua arah dan rapat koordinasi
5. Adanya ketergantungan antar komisi, contoh: sie acara, pembinaan, dan kelompok kecil.
5. Pemantauan/pengecekan dan reorganisasi:
Karena organisasi hanyalah alat dalam pelayanan, maka perlu sekali dipantau dan dievaluasi terus menerus apakah benar-benar tepat atau efektif.
Penilaian ulang trehadap keefektifan dari organisasi perlu dilakukan secara berkala, jika sudah tidak tepat lagi maka langkah reorganisasi perlu dilakukan, baik dari segi struktur maupun personil.
 
   
C. PENGGERAKAN
Penggerakan ialah tahap dimana pemimpin mengarahkan/membimbing anggota untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang direncanakan.

Secara umum fungsi penggerakkan ini meliputi 4 fungsi yang saling berkaitan: pelaksanaaan (actuating), pengarahan ( directing), memimpin (leading) dan memerintah (commanding).
Dalam penggerakan ini ada 5 hal yang perlu diperhatikan demi berjalannya persekutuan dengan baik, yaitu;
1. Perilaku manusia (human behavior)
2. Motivasi (motivation)
3. Kepemimpinan (leadership)
4. Komunikasi (communication)
5. Hubungan manusia ( human relations )
   
D. PENGENDALIAN
Untuk mengetahui apakah kegiatan yang kita lakukan berhasil ? untuk mengetahui bahwa pengelolaan persekutuan telah sesuai dengan harapan ? Atau lebih khusus lagi apakah parencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan dalam persekutuan sudah tepat dan hasil yang diperoleh terarah sesuai tujuan persekutuan?

Pertanyaan-pertanyaan ini akan terjawab jika penilaian kembali atau evaluasi dilakukan secara periodic terhadap pelayanan yang dikerjakan.
Kegiatan menilai kembali merupakan aktivitas sentral dari fungsi pengelolaan persekutuan mahasiswa yang dinamakan sebagai pengawasan (P4M).